7 Data yang Harus dicatat Pada Saat Tamu Reservasi

Dalam industri perhotelan, reservasi adalah proses pemesanan kamar hotel yang dilakukan oleh seseorang untuk memastikan kamar hotel yang dibutuhkan tersedia pada waktu yang telah ditentukan. Dan saat calon tamu reservasi, resepsionis hotel harus mencatat data yang relevan dan akurat. Data yang dicatat tidak hanya membantu dalam memberikan layanan yang personal, tetapi juga membantu hotel dalam pengelolaan operasional dan analisis bisnis. Pada artikel ini kami membagikan 7 jenis data yang harus dicatat pada saat tamu melakukan reservasi:

1. Informasi Pribadi Tamu

• Nama lengkap: Pastikan nama yang dicatat sesuai dengan dokumen identitas tamu untuk menghindari kesalahan.
• Nomor telepon: Informasi ini penting untuk komunikasi terkait reservasi, seperti konfirmasi atau perubahan jadwal.
• Alamat email: Digunakan untuk mengirimkan konfirmasi, pengingat, atau promosi.
• Alamat rumah: Opsional, tetapi berguna untuk keperluan administrasi tertentu.

2. Detail Reservasi

• Tanggal check-in dan check-out: Untuk memastikan ketersediaan fasilitas kamar selama periode tersebut.
• Jumlah tamu: Termasuk rincian tamu dewasa dan anak-anak.
• Jenis kamar atau layanan: Tentukan preferensi tamu, seperti tipe kamar, pemandangan, atau fasilitas tambahan lain seperti extra bed.
• Nomor reservasi: Sebagai identitas unik untuk setiap pemesanan.

3. Preferensi dan Permintaan Khusus

• Pihak hotel wajib mencatat permintaan khusus tamu seperti extra bed, atau fasilitas untuk disabilitas.
• Preferensi tamu terkait lokasi kamar, seperti dekat lift atau dengan pemandangan tertentu.

4. Detail Pembayaran

• Metode pembayaran: Catat metode pembayaran tamu baik Tunai, kartu kredit, transfer bank atau city ledger.
• Informasi kartu kredit: Jika diperlukan untuk mengamankan reservasi, pastikan data ini disimpan dengan aman sesuai dengan standar keamanan data (PCI DSS).
• Jumlah deposit atau uang muka: Jika tamu sudah menyerahkan uang muka.

5. Tujuan dan Catatan Tambahan

• Tanyakan tujuan kunjungan, seperti liburan, bisnis, atau acara khusus.
• Catat informasi tambahan, seperti acara ulang tahun atau perayaan lain, yang bisa membantu hotel untuk memberikan pengalaman yang lebih personal.

6. Sumber Reservasi

• Catat sumber reservasi seperti melalui situs web resmi, agen perjalanan online (OTA), telepon, atau walk-in? Sebab, Informasi ini penting untuk menganalisis saluran pemasaran.

7. Riwayat dan Loyalitas Tamu

• Jika tamu merupakan pelanggan lama, periksa riwayat kunjungan mereka untuk memberikan layanan yang lebih personal ataupun memberikan promo khusus.
• Catat status program loyalitas, jika ada, seperti nomor keanggotaan atau poin yang tersedia.

Pentingnya Keamanan Data

Data tamu merupakan informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. Pastikan sistem reservasi menggunakan teknologi enkripsi dan hanya diakses oleh staf yang berwenang. Selain itu, patuhi peraturan perlindungan data pribadi, seperti GDPR atau UU Perlindungan Data Pribadi di Indonesia.

Kesimpulan

Bagi sebuah hotel sangat penting untuk mencatat data reservasi yang tepat dan akurat untuk menciptakan pengalaman tamu yang baik. Dengan memahami kebutuhan dan preferensi tamu, hotel atau penyedia layanan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan jangka panjang. Oleh karena itu, pastikan sistem dan staf yang menangani reservasi dilatih dengan baik untuk mencatat data secara efisien dan aman. Seperti Asyana Hotel yang memanfaatkan teknologi software PMS Hotel untuk mencatat semua operasional, termasuk proses reservasi. Hal itu dilakukan agar tamu mendapatkan pelayanan yang maksismal sesuai dengan permintaan dan harapan tamu.